Làm thế nào để viết email xin việc thật ấn tượng và ghi điểm trong lòng nhà tuyển dụng? Nhiều người băn khoăn không biết có nên gửi email xin việc khi ứng tuyển vào một vị trí công việc cụ thể hay không. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, câu trả lời là có. Email xin việc của bạn có thể tạo ra sự khác biệt, có thể giúp bạn nhận được lời mời phỏng vấn hoặc không nhận được phản hồi. Vì vậy, hãy dành thời gian để viết email xin việc chuyên nghiệp và cẩn thận. Bằng cách sử dụng thuật ngữ phù hợp và trình bày thông tin một cách súc tích, bạn có thể gửi đi một thông điệp mạnh mẽ và chuyên nghiệp. Đừng lo lắng, hãy cùng “bỏ túi” ngay cách viết email xin việc chi tiết sau đây để mở cánh cửa thành công trong việc tìm kiếm công việc mới.
Email xin việc là gì?
Khi gửi email xin việc, nội dung bạn viết trực tiếp trên email cần ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn đối với nhà tuyển dụng. Trong phần email xin việc, không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì thông tin chính đã được đính kèm trong CV hay hồ sơ xin việc. Phần email chỉ là lời mở đầu giới thiệu, nhằm cho nhà tuyển dụng biết được mục đích và vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
Phân biệt email xin việc và thư xin việc (cover letter)
Email xin việc là thư xin việc không phải là một, mặc dù nhiều người lầm tưởng như vậy. Email xin việc là phần nội dung được viết trực tiếp trong email, giới thiệu về bản thân và vị trí ứng tuyển. Thư xin việc (cover letter), trái lại, là một tệp tin đính kèm trong email xin việc, đi kèm với các thông tin khác như Portfolio hay CV. Hai loại nội dung này có những điểm giống và khác nhau, tuỳ thuộc vào vai trò và mục đích sử dụng.
Giống nhau:
Cả email xin việc và thư xin việc đều dùng để xin việc, nhằm giới thiệu bản thân và tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Cả hai đều có mục tiêu và đối tượng gửi đến là như nhau. Thông thường, cả hai đều được gửi trước các buổi phỏng vấn.
Khác nhau:
– Thư xin việc là một phần của bộ hồ sơ xin việc, tùy thuộc vào yêu cầu từ bộ phận tuyển dụng mà có hoặc không có. Email xin việc, ngược lại, thường là một phần bắt buộc vì có nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu gửi CV qua email.
– Thư xin việc cần thiết kế đẹp mắt và thu hút mắt người nhìn, có thể bao gồm ảnh. Trong khi đó, email xin việc không thể thiết kế hay chèn hình ảnh vào nội dung, chỉ có thể đính kèm hình ảnh đã được chuẩn bị trước.
– Gửi email cho nhà tuyển dụng có thể nhận phản hồi nhanh hơn nếu bạn đáp ứng yêu cầu của họ. Bạn cũng có thể gửi email để giải quyết thắc mắc khi cần. Trong khi đó, khi gửi thư xin việc trực tiếp tại công ty, bạn phải chờ nhà tuyển dụng liên hệ với bạn.
Xem thêm: EMAIL MARKETING LÀ GÌ? CÁCH ĐỂ EMAIL MARKETING ĐẠT HIỆU QUẢ
Cách viết email xin việc chuyên nghiệp
Tiêu đề mail:
Trong trường hợp nhà tuyển dụng đã quy định cách đặt tiêu đề, việc của bạn sẽ đơn giản hơn nhiều. Bạn chỉ cần sao chép mẫu tiêu đề và thay thế thông tin cá nhân của mình. Điều này giúp nhà tuyển dụng lọc email dễ dàng và tăng hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.
Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu tiêu đề cụ thể, việc viết tiêu đề email xin việc cũng không khó. Tiêu đề của bạn cần đầy đủ, ngắn gọn và chứa thông tin đầy đủ. Một mẫu tiêu đề email xin việc bạn có thể tham khảo là: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên doanh nghiệp/công ty – Ngày ứng tuyển”.
Phần mở đầu:
Bắt đầu email bằng cụm từ “Kính gửi” sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Nếu bạn biết rõ người nhận email, hãy viết “Kính gửi Anh/Chị… – Tên phòng ban”.
Ví dụ: Kính gửi Chị Nguyễn Văn A – Bộ phận tuyển dụng
Nếu bạn không biết rõ cá nhân sẽ nhận email xin việc, chỉ biết bộ phận tiếp nhận, hãy viết “Kính gửi bộ phận… – Tên công ty”.
Ví dụ: Kính gửi phòng hành chính nhân sự – Công ty B
Nội dung chính:
Nội dung chính trong email xin việc là phần bạn có thể tự do thể hiện. Hãy cung cấp những thông tin nổi bật nhất về bản thân để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Trong nội dung chính email, chỉ nên đề cập đến các vấn đề sau:
– Thông tin cơ bản: Họ và tên đầy đủ, nơi học tập hoặc vị trí công tác hiện tại,…
– Mục đích viết email hoặc gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào và nơi bạn biết thông tin tuyển dụng đó.
– Giới thiệu ngắn gọn về mục tiêu nghề nghiệp, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc nổi bật của bạn để chứng tỏ bạn là ứng viên giá trị.
– Đính kèm thư ứng tuyển, CV, Portfolio hoặc thư giới thiệu (nếu có).
Phần kết mail:
Ở phần kết email, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và dành thời gian xem xét đơn của bạn. Đồng thời, hãy cho họ biết bạn rất mong chờ phản hồi từ công ty. Như vậy, bạn đã hoàn thành tới 90% nội dung của email.
Mẫu email xin việc chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng
Có thể nói, email xin việc không khác gì một tấm vé thông hành giúp bạn ghi dấu ấn với nhà tuyển dụng. Vì vậy, dù bạn là sinh viên mới ra trường hay người có nhiều năm kinh nghiệp, một email chuyên nghiệp vẫn giúp nâng cao lợi thế cạnh tranh của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Dưới đây là mẫu email xin việc chuyên nghiệp mà bạn có thể áp dụng ở mọi vị trí công việc:
Tiêu đề : Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty/doanh nghiệp
Kính gửi : Phòng nhân sự công ty….
Tôi tên là :
Sinh ngày : …/…/….
Số điện thoại :
Tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [chức danh công việc] theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại CareerBuilder.
Tôi nhận thấy mình có thể đáp ứng yêu cầu công việc cũng như có đầy đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm. Tôi có [số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [lĩnh vực 1], [lĩnh vực 2] và có khả năng [kỹ năng mềm] cùng [kỹ năng chuyên môn] tốt.
Gửi kèm email này là hồ sơ xin việc của tôi gồm có [liệt kê các tài liệu].
Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.
Trân trọng,
[Tên của bạn].
Hy vọng những chia sẻ về cách viết email xin việc trên đây sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức bổ ích về viết email xin việc. Đừng quên truy cập vào website CareerBuilder để cập nhật thêm nhiều thông tin thú vị khác nhé. Bên cạnh đó, bạn có thể tạo CV chuẩn, độc, lạ tại CV Hay để ứng tuyển những công việc hấp dẫn.
Đừng quên theo dõi LP Foundation để cập nhật kiến thức bổ ích về marketing nhé!